Herrn Bürgermeister Heß
Rathaus

Gomaringen, den 16.01.2015

Antrag zum Haushalt 2016: „papierloser Gemeinderat“

Haushaltsstelle unbekannt

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Heß,

in der Gemeinderatssitzung vom 23.06.2015 wurde für die Einführung des papierlosen Gemeinderats ein zweistufiges Vorgehen beschlossen:

  1. Für eine Übergangsphase sollen die Sitzungsunterlagen wahlweise in Papier- und/oder elektronischer Form verteilt werden. Dies gibt sowohl der Verwaltung, als auch den Gemeinderäten Zeit , den effektiven Umgang mit elektronischen Sitzungsunterlagen zu lernen.
  2. Die endgültige Umstellung soll erst zum Bezug des neuen Dienstleistungszentrums 2017/2018 erfolgen.

Seit September 2015 erfolgt der Versand der Unterlagen wahlweise per email, wobei die eingescannten Ausdrucke versendet werden.
Im Umgang mit diesen Dokumenten hat sich herausgestellt, dass ein wesentlicher Vorteil des papierlosen Arbeitens, die Volltextsuche, nicht möglich ist. Eine Verbesserung an dieser Stelle ist aber nur möglich, wenn das Dokumentenmanagementsystem (REGISAFE) erweitert wird. Die Anschaffung der entsprechenden Module ist laut Gemeinderatsbeschluss erst für die Phase 2 der Umstellung eingeplant.

Wir beantragen deshalb, die Anschaffung dieser Software-Module auf das Jahr 2016 vorzuziehen. Hierdurch werden bereits in 2016 und nicht erst in 2018 einmalige Kosten in Höhe von 8.742,83 €, sowie jährliche Kosten in Höhe 1.482 € entstehen.

Zum Hintergrund:

Aktuell gilt für den Bereich „papierloses Arbeiten“ die folgende Beschlusslage:

In der Gemeinderatssitzung am 23.06.2015 wurde unter Top 5 „papierloser Gemeinderat“ folgender Beschluss einstimmig gefasst:

  1. Die endgültige Umstellung zur digitalen Gremienarbeit - bindend für alle Mandatsträger/innen - soll zum Bezug des neuen Dienstleistungszentrums im Jahr 2017/18 erfolgen.
  2. Die Mittel zur Anschaffung von Software und Laptops in Höhe von 34.000,00 € werden dann in den Haushalt eingestellt. Der zusätzliche Personalbedarf für die Betreuung der EDV wird durch die Verwaltung ermittelt und ebenfalls in den Haushalt eingestellt.
  3. Ab September 2015 können die Sitzungsvorlagen auf Wunsch per Mail versandt werden und die öffentlichen Sitzungsvorlagen werden auf die Homepage der Gemeinde Gomaringen eingestellt werden.

Für die Anschaffung der Software wurden in der zugehörigen Sitzungsunterlage 2015/094 die folgenden Kosten benannt:

  1. Einmalige Kosten bei Verwendung des Dokumentenmanagement-Systems REGISAFE: 8742,83 €
  2. Laufende Kosten pro Jahr für Softwarepflege und Hosting: 1482 €

So ist die aktuelle Situation:

Derzeit werden die Sitzungsunterlagen

  • 6 x ausschließlich in Papierform
  • 11 x papier- und digitale Version, also doppelt
  • 1 x nur digital

übermittelt.

Auf der Homepage der Gemeinde werden die öffentlichen Sitzungsunterlagen bisher nicht eingestellt.

Bei den digital (per Email) versendeten Sitzungsunterlagen handelt es sich um die eingescannten Papierunterlagen.

Dies bedeutet:

  • für die Gemeindeverwaltung: Erheblicher Mehraufwand im Gegensatz zum Versand ausschließlich in Papierform.
  • für die Gemeinderäte: Ein wesentlicher Vorteil des papierlosen Arbeitens, nämlich die Volltextsuche über viele Unterlagen hinweg, ist nicht nutzbar.

Im Gespräch am 17.11.2015 wurde der technische Hintergrund für dieses Vorgehen beleuchtet. Dabei wurde klar:

Aktuell zeichnet der Bürgermeister die Sitzungsvorlagen auf dem Papierausdruck ab und gibt sie damit zur Veröffentlichung frei. Nur die freigegebene Version darf verteilt werden, deshalb wird der abgezeichnete Ausdruck eingescannt und per email verteilt.

Anders gesagt: Sitzungsunterlagen, die eine Volltextsuche ermöglichen, können nur versendet werden, wenn die Freigabe zur Veröffentlichung nicht auf dem Papier, sondern elektronisch erfolgt.

Dies erfordert zwingend die Anschaffung des REGISAFE-Moduls KommunalPLUS.

Mit freundlichem Gruß

Für die Gemeinderatsfraktion der Grünen Liste
Petra Rupp-Wiese
Fraktionsvorsitzende

Sachbearbeitung: Dr. Hartmut Rombach


Anmerkung: Der Gemeinderat wollte an dem Beschluss festhalten, der die Einführung erst mit Bezug des neuen Dienstleistungszentrums vorsah und war nicht bereit, auf Grund mittlerweile gezogener Erkenntnisse flexibel zu reagieren und diese bereits jetzt zu nutzen, um auch weniger geübten Kolleginnen und Kollegen eine Übergangszeit zu schaffen.

Wünsche? Anregungen? Vorschläge? Kritik? All das senden Sie bitte per email an