Herrn Bürgermeister Heß
Rathaus

Gomaringen, den 18.01.2015

Antrag zum Haushalt 2015:„papierloser Gemeinderat“

Haushaltsstelle:

 

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Heß,

wir beantragen, einen Betrag in Höhe von 12.000 € einzustellen, um dem Gemeinderat perspektivisch ein Arbeiten ohne schriftliche (Sitzungs-)Unterlagen zu ermöglichen

Begründung:

Eines vorneweg: Wir beantragen hier ausdrücklich nicht, den Gemeinderat zu einem Stichtag x vollständig auf papierloses Arbeiten umzustellen: wer weiterhin mit Sitzungsunterlagen in Papierform arbeiten will, soll dies auch in Zukunft (vorläufig) können. Allerdings sehen wir in der Umstellung auf papierloses Arbeiten erhebliche Vorteile und Einspar-Möglichkeiten, deshalb stellen wir diesen Antrag.

Im ersten Schritt sollen die Unterlagen zu den Sitzungen der Ausschüsse und des Gemeinderats in einem Password geschützten Bereich auf der Webseite der Gemeinde eingestellt werden. Wie, und mit welchem Aufwand dies realisiert werden kann, haben wir bereits erprobt und hierzu eine Test-Webseite erstellt. Die Zugangsdaten hierzu finden Sie in der nichtöffentlichen Anlage. Übrigens: Um den Password-Schutz zu realisieren, werden nur zwei winzige Dateien benötigt, Details dazu sind ebenfalls auf der Webseite.

Vorteil:

  • Die Gemeindeverwaltung braucht die Unterlagen nur noch auf der Webseite einstellen; das Arbeits-, Zeit- und Ressourcen-aufwändige Drucken und Zustellen der Unterlagen entfällt weitgehend.
  • Aktualisierungen/ Ergänzungen sind jederzeit problemlos möglich.
  • Die Unterlagen sind zentral abgelegt, eine private Ablage, Archivierung und auch die datenschutzkonforme Entsorgung ist nicht mehr erforderlich.
  • Sogar eine Volltext-Suche über alle bisher eingestellten Unterlagen ist realisierbar.

Damit die Mitglieder des Gemeinderats die Unterlagen aber auch während der Sitzung zur Verfügung haben, ist der zweite Schritt erforderlich:

Wir beantragen die Anschaffung eine ausreichenden Zahl von Laptops (sind möglicherweise einfacher zu handeln als Tablets) für die Gemeinderäte, um mit diesen Unterlagen auch arbeiten zu können. Solche Laptops incl. erforderlicher Software können nach unserer Einschätzung für 500 € bis maximal 600 € pro Stück gekauft, oder auch – gegebenenfalls günstiger - geleast werden.

Der geplante Arbeitsablauf wäre dann folgendermaßen:

Wie bisher schon verschickt die Gemeinde Einladungen zur Sitzung (evtl. auch per email). Zu diesem Zeitpunkt sollten alle Sitzungsunterlagen auf der Webseite verfügbar sein. Falls sich später noch etwas ändert, informiert die Verwaltung hierüber per email. Die Gemeinderäte können dann die Unterlagen mit den anzuschaffenden Laptops von der Webseite abrufen, auf dem Laptop speichern und mit Anmerkungen versehen, weitere Dokumente aus anderen Quellen dazu speichern usw. In der Sitzung können sie diese Dateien mit den Anmerkungen dann wieder aufrufen. Das reine Lesen der Unterlagen ist natürlich auch mit dem privaten PC, Tablet oder Smartphone möglich.

 

Mit freundlichem Gruß

Für die Gemeinderatsfraktion der Grünen Liste

Petra Rupp-Wiese
Fraktionsvorsitzende

 

 

Sachbearbeitung: Dr. Hartmut Rombach

 

Die mündlich vorgetragene Begründung zu diesem Antrag finden Sie hier.

Anmerkung: In der Haushaltsberatung wurde der Antrag dahingehend abgeändert, als dass die Verwaltung beauftragt wurde, ein Konzept zur Umsetzung des papierlosen Gemeinderats zu erarbeiten. Dieser Antrag wurde einstimmig angenommen.

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